8 waanzinnige vergadertrucs

Ellenlang slaapverwekkend en doelloos geleuter in sfeerloze zaaltjes, sommige vergaderingen zijn een regelrechte hel. Het goede nieuws: dat kan anders, maak van de vergadering een feestje!

1. Vergader niet!

Het is wat ongebruikelijk, maar begin de vergadering met de vraag: “Waarom houden we deze vergadering eigenlijk?” Luidt het antwoord: “Omdat het de eerste dinsdag van de maand is,” weet je dat deze vraag terecht is gesteld. Want waarom vergaderen als het niet per se hoeft?

2. Hou de agenda kort

Stel bij elk potentieel agendapunt drie vragen: Waarom dit onderwerp? Waarom nu? Waarom in deze groep? Dit leidt vaak tot een kortere agenda. Tel uit de tijdwinst!

3. Creëer gelijkheid

Een seniormedewerker met een dijk aan ervaring zal vaak zijn stempel drukken op de voorstellen die op tafel liggen. Nadeel: je vervalt in de gebruikelijke oplossingen. Geef altijd eerst het woord aan de deelnemers met de minste ervaring. Je zult zien dat er frissere ideeën komen.

4. Vergader staand

Een korte agenda en wil je snelle besluitvorming? Vergader staand aan een bartafel. Iedereen heeft het gevoel van urgentie en de daadkracht neemt enorm toe.

5. Notuleer gericht

“Punt 1: de notulen!” Daar gaan we weer: “Heeft iemand opmerkingen bij pagina 1, bij pagina 2…” Gaap. Voor je het weet liggen er weer oude koeien op de vergadertafel.
Twee oplossingen: 1. Beperk de notulen tot de hoofdzaken en neem er twee lijstjes in op: een besluitenlijst en een actielijst. 2. Bespreek alleen het actielijstje aan het begin van de vergadering.

6. Verstuur actiepunten direct

Actiepunten moeten niet een week of een maand blijven liggen. Stuur dus de notulen meteen na de vergadering, dan weet iedereen nog waar het over gaat. Vraag bovendien om eventuele wijzigingen per mail te sturen. Zo wordt het vaststellen van de definitieve notulen een formaliteit op de vergadering.

7. Verander van setting

De meeste vergaderingen vinden plaats in sfeerloze zaaltjes met tl-verlichting en een dode plant in de hoek. Dat kan anders! Verander de tafelvorm. Hoe ronder de tafel, hoe gelijkwaardiger de deelnemers. En fysieke afstand schept mentale afstand. Regel een iets te klein zaaltje, dat verhoogt de betrokkenheid.

Tekst: Stef Verhoeven