Haal meer uit je werkdag

Onderbrekingen tijdens je werk zijn niet goed voor onze productiviteit én leveren stress op. Met deze tips blijf je gefocust.

1 Besteed beperkte tijd aan mail

Hoeveel tijd besteden we wel niet aan het beantwoorden van mail? Elk nieuw bericht móet gelijk worden gelezen. Een erfenis uit tijden dat mogelijk gevaar uit elke hoek van de omgeving zou kunnen komen. Maar voor een gemiddelde kenniswerker (iemand die informatie beheert, creëert of deelt) is zo’n nieuwtje funest voor de productiviteit. Het duurt namelijk lang voordat iemand zijn taak weer oppakt: zo’n 25 minuten, bleek uit onderzoek van de Amerikaanse informaticahoogleraar Gloria Mark. Niet dat iemand na een afleiding uit zijn neus gaat zitten eten: ondertussen worden andere taakjes uitgevoerd. Maar we zijn wél weggedreven van de klus waarmee we bezig waren.

2 Kijk goed hóe je werkt

Het zijn natuurlijk niet alleen e-mails die afleiden van ons werk. Momenten van onderbrekingen worden op een werkdag aaneen geregen. Een belletje van een collega die vraagt of je even mee wil kijken. Dit soort prikkels onderbreken onze korte uitbarstingen van geconcentreerd werken. Is dat erg? Dat ligt er maar net aan hoe je jouw werk ervaart, zegt Rob Pijlman van Het Effectieve Werken.“Wij zien dat veel mensen het lastig vinden om zich te concentreren. Zich onrustig voelen en zich moeilijk kunnen ontspannen. Het idee hebben dat het werk nooit af is. In zulke situaties is het goed om te kijken hóe je werkt. Daarin schuilt vaak de oplossing.”

3 Focus op het resultaat

Cursisten krijgen eerst de opdracht om stil te staan bij de resultaten die ze willen boeken met hun werk. Alles begint met een doelgerichte inzet. Wie het einde voor ogen heeft, kan zoeken naar de meest effectieve weg ernaartoe. Wie focust op het resultaat, zal makkelijker hoofd- van bijzaken kunnen onderscheiden. Volgens Pijlman bestaat een werkdag uit drie delen: vaste elementen, initiatieven en prikkels. Die laatsten veroorzaken stress en moeten daarom zoveel mogelijk worden vermeden. Vaste elementen bestaan uit vergaderingen of andere momenten waarop je moet verschijnen. De initiatieven bestaan uit de acties die tot resultaat moeten leiden. Pijlman: “De delen staan tot elkaar in verhouding als communicerende vaten. Kun je prikkels weghalen, dan ontstaat er ruimte voor initiatief. Het idee is dat je het heft in handen neemt; beslist hoe je tot een resultaat wil komen. Jij kiest. Jij hebt invloed.”

4 Zeg vaker ‘ja’, geen ‘nee’

Het lijkt er op dat er dan vaker ‘nee’ moet worden verkocht. Het belletje van je collega niet opnemen. Een mailbericht laten liggen. Kan dat eigenlijk wel? Wordt er van een werknemer niet juist verwacht dat hij collegiaal en dienstbaar is? En zijn we niet geneigd om de ander te helpen zodat we de volgende keer een beroep op hem kunnen doen? “Veel mensen hebben het gevoel dat ze niets aan een werksituatie kunnen veranderen,” zegt arbeidspsycholoog Gort. Ze is directeur van GORT Coaching. “Soms is dit ook zo. Maar in veel gevallen zijn mensen niet zo afhankelijk als ze denken. Wie initiatief neemt, krijgt over het algemeen veel gedaan. Ga het gesprek aan met je teamleider. Koop zelf een goede laptop als de slome computer ergernis bezorgt. Regel een plek waar je niet wordt gestoord.” Trainer Pijlman komt tot dezelfde conclusie. “Je moet niet vaker ‘nee’ zeggen, maar vaker ‘ja’! Zeg ‘ja’ tegen het resultaat dat je nastreeft en ‘nee’ volgt dan vanzelf.”

5 Begin met de belangrijkste taak

Wie zich eenmaal heeft gecommitteerd aan een resultaat, weet hoe hij zijn dag moet indelen. Pijlman adviseert om altijd te beginnen met de taak die de meeste impact op het resultaat heeft. Dus niet eerst de mail checken of een vergadering bijwonen: meteen aan de slag met wat je gedaan wilt krijgen. Daarna is er tijd voor een ‘organisatiemoment’: even de mail checken. Afspraken maken. Met collega’s overleggen. Om vervolgens weer zo prikkelvrij mogelijk te werken aan een volgende taak.

Tekst: Victor de Kok